Öğrenci toplulukları kullanıcı kodu edinebilmek için öncelikle HÜ Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı'na başvurmalıdır. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı'nın ilgili yazısı esas alınarak kullanıcı kodu açılmaktadır.
Etkinlik ve organizasyonlar, kullanıcı kodu açtırmak için organizasyonu düzenleyen birim yöneticisi tarafından onaylanmış bir dilekçe ile BİDB'ye başvurmalıdır.
Başvuru dilekçesinde kullanıcı kodu talebinin gerekçeleri, kullanıcı kodundan sorumlu olacak kişi/kişilerin adı ve soyadı, ünvanı, telefon numarası ve Hacettepe uzantılı e-posta adresi belirtilmelidir.
2. Kullanıcı Kodu Sorumlularının Sahip Olması Gereken Özellikler
Kullanıcı koduna sahip olan kişi/kişiler, alias (sanal) adresin yönlendirildiği kişilerdir. Bu kişi/kişilerin HTML bilgisine veya web sayfası hazırlamaya yönelik araçları kullanabilme becerisine sahip olmaları gerekmektedir.
3. Kullanıcı Kodunun Açılması
Kullanıcı kodu isteği HÜ BİDB'ye ulaştıktan ve ilgili makamlarca onaylandıktan sonra kullanıcı kodunun açılması için gerekli işlemler yapılır. Kullanıcı kodu ve web sayfası ile ilgili tüm bilgiler, kod açıldıktan sonra sorumlu kişi/kişilerin Hacettepe uzantılı e-posta adresine gönderilir.
4. Yeni Şifre Talebi
Kullanıcı koduna ait şifrenin unutulması veya kaybolması durumunda varolan kullanıcı kodu için yeni bir şifre oluşturulur ve sayfa sorumlusunun e-posta adresine gönderilir. Yeni şifre talebi için web sayfasından sorumlu olan kişi/kişilerin webmaster@hacettepe.edu.tr adresine başvurmaları gerekmektedir. Öğrenci topluluklarının yeni şifre talepleri, topluluğun akademik danışmanının ilgisi ile gerçekleşir.
5. Alias (Sanal) E-posta Hizmeti
Kullanıcı kodu açıldığında e-posta adresi olarak kullanıcıkodumaster@hacettepe.edu.tr şeklinde bir adres verilir. Bu alias (sanal) bir adrestir. Bu adresin kullanıcı adı ve şifresi yoktur. Sadece yönlendirmelidir. Bu adres kullanıcı kodu sorumlularına yönlendirilmiştir. Bu kişilerin e-posta adresleri "hacettepe" uzantılı olmak zorundadır.
Örneğin: webmaster@hacettepe.edu.tr alias bir adrestir ve Web Birimi' nde çalışan personele yönlendirilmiştir. Bu adrese e-posta atıldığında, e-posta bu birimde çalışan tüm personele gelir. Bu postaya cevap vermek icin personel kendi kişisel e-posta hesabını kullanır.
Güvenlik nedeniyle web sunucusuna Hacettepe Üniversitesi yerleşkeleri dışından ftp yapılamamaktadır.
Web sunucusunun karakter seti ISO-8859-9 dur. UTF-8 karakter seti kullanılmamaktadır.
Web sayfalarında PHP, MySQL desteği verilmektedir.
7. Soru ve Sorunlarınız İçin İletişim
Kullanıcı kodu ile ilgili soru/sorunlar, detaylı açıklama (varsa hata mesajları ile birlikte) webmaster@hacettepe.edu.tr adresine iletilmelidir.
Web kullanıcıları bu metinde yer alan bilgileri periyodik olarak izlemek ve olası değişikliklerden haberdar olmakla yükümlüdürler.